Minggu, 28 November 2010

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PEMBELIAN DAN PERSEDIAN

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN DAN PERSEDIAAN

Sistem Informasi Akuntansi Pembelian
Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber,
pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai
salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan.
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian (SIA
Pembelian) merupakan sistem yang dibangun untuk
mempermudah pelaksanaan pembelian dengan
meng-otomatisasi-kan atau meng-komputerisasi
keseluruhan maupun beberapa bagian dari proses
pembelian tersebut disertai dengan pengendalian
atau kontrol atas sistem komputerisasi tersebut.
Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampir
serupa karena meliputi beberapa atau seluruh
kegiatan berikut ini :
1. Konsultasi dengan supplier yang diadakan
sebelum pembelian berlangsung dengan cara
menghubungi beberapa supplier untuk
mendapatkan pemahaman mengenai
ketersediaan kuantitas dan harga dari barang
dan jasa.
2. Pembuatan dokumen permintaan pengadaan
barang atau jasa dengan mendapatkan
persetujuan dari supervisor. Permintaan ini
kemudian digunakan oleh departemen
pembelian untuk memesan barang.
3. Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk
pembelian barang atau jasa dimasa yang akan
datang. Perjanjian dengan supplier meliputi
pesanan-pesanan pembelian (pesanan yang
sebetulnya dikirim ke supplier) dan kontrak
dengan supplier.
4. Penerimaan barang atau jasa dari supplier
dimana perusahaan harus memastikan bahwa
hanya batang yang dipesan berada dalam
kondisi baiklah yang akan diterima.
5. Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang
diterima dari supplier yang akan dicatat oleh
departemen hutang pada saat tagihan diterima
dari supplier.
6. Pemilihan invoice yang akan dibayar.
7. Penulisan, penandatanganan dan pengiriman
cek kepada supplier.
Dokumen yang terkait ke kepada siklus
pembelian adalah:
1. Purchase Requisition (Permintaan Pembelian)
2. Purchase order (Pemesanan Pembelian)
3. Receiving order (Penerimaan Pesanan)
4. Supplier (Vendor) invoice
5. Disbursment voucher
6. Disbursment check
7. Debit memorandum
8. New supplier (vendor) form
9. Request for proposal (or quotation)
1.2 Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Persediaan adalah aktiva perusahaan yang
meliputi barang jadi yang tersedia untuk dijual
kembali, barang dalam penyelesaian yang sedang
diproduksi dan bahan serta perlengkapan yang
digunakan dalam proses produksi
Persediaan yang terdapat dalam perusahaan
dapat dibedakan menurut beberapa cara, dilihat dari
fungsinya, dan dilihat dari jenis dan posisi barang
dalam urutan pengerjaan produk.
1. Dilihat dari fungsinya
a. Batch stock atau lot inventory
b. Fluctuation stock
c. Anticipation stock
2. Dilihat dari jenis dan posisi produk dalam
urutan pengerjaan produk :
a. Persediaan bahan baku (raw material stock)
b. Persediaan bagian produk atau parts yang
dibeli (purchase parts/component stock)
c. Persediaan bahan-bahan pembantu atau
barang-barang perlengkapan (supplier
stock)
d. Persediaan barang setengah jadi atau
barang dalam proses (work in
process/progress stock)
e. Persediaan barang jadi (finished goods
stock)
Pada dasarnya terdapat lima catatan yang paling
penting atau utama dalam sistem persediaan :
1. Permintaan untuk dibeli (purchase requisition)
2. Laporan penerimaan (receiving report)
3. Catatan persediaan (balances of stores record)
4. Daftar permintaan bahan (material requisition
form)
5. Perkiraan pengawasan (control accounting)
Sistem pencatatan persediaan yaitu:
1. Periodic System, yaitu pada setiap akhir periode
dilakukan perhitungan secara fisik dalam
menentukan jumlah persediaan akhir.
2. Perpetual System atau juga disebut Book
Inventories, yaitu setiap mutasi dari persediaan
sebagai akibat dari pembelian ataupun
penjualan dicatat atau dilihat dalam kartu
administrasi persediaannya.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk
menilai suatu persediaan, diantaranya dengan :
a. first-in, first out (FIFO)
b. rata-rata tertimbang (weighted average)
c. last in, first-out (LIFO)
Pengendalian internal pada siklus pembelian
meliputi:
1. Pemisahan tugas. Individu-individu yang
mengotorisasi, melaksanakan pembelian, dan
mencatat transaksi adalah individu yang
berbeda untuk menghindari terjadinya
kecurangan.
2. Menggunakan informasi dari kejadian lampau
untuk mengontrol aktivitas pembelian
3. Mengamati dari dekat semua kegiatan
pembelian
4. Dokumen-dokumen yang berurutan dan
bernomor urut tercetak.
Elemen yang harus ada untuk mendukung
pengendalian internal yang baik atas persediaan
adalah:
1. Pemilihan karyawan, pelatihan dan disiplin
yang baik.
2. Pengendalian yang ketat atas barang yang
datang melalui sistem barcode.
Pengendalian yang efektif atas semua barang
yang keluar dari fasilitas.
Pengendalian persediaan mencakup tindakan
mempertahankan jumlah persediaan yang optimum,
dimana jumlah persediaan sesuai dengan kebutuhan
operasi perusahaan. Jumlah persediaan yang terlalu
banyak akan menambah biaya dan modal kerja
membeku di persediaan, sedangkan jumlah
persediaan yang terlalu sedikit akan menghambat
kelancaran produksi maupun distribusi dan
mengakibatkan opportunity lost. Oleh karena
tersebut terdapat sebuah metode untuk
mempermudah pengendalian jumlah persediaan
yang disebut Economic Order Quantity (EOQ).

1 komentar:

  1. Terimakasih Infonya
    sangat bermanfaat..
    Perkenalkan saya mahasiswa Fakultas Ekonomi di UII Yogyakarta
    :)
    twitter : @profiluii

    BalasHapus